دليل المستخدم

تهيئة نظام سجلي

نسخة الإصدار رقم: 19.01.8

تاريخ: 20 يناير 2019

عند استلام نظام سجلي للمرة الأولى سيقوم مسؤول الدعم الفني بتزويد المدرسة بالتالي.1.عنوان على شبكة الإنترنت لموقع سجلي الخاص بالمدرسة.2.رمز الدخول للنظام والذي يستلمه المسؤول الإداري أولًا.

لكي يعمل سجلي بالشكل المطلوب تحتاج المدرسة لضبط خصائص النظام حسب مواصفاتها المختلفة كإدراج أسماء المعلمين أو تحديد مدد الخطة الدراسية وغيرها

:ينقسم العمل على سجلي إلى ثلاثة أقسام

  1. الإعداد الأولي: وفيه يتم تحديد المواصفات الخاصة بالمدرسة والحلقات وإعدادات المستخدمين
  2. خصائص المدرسة: والتي يتم وضع المعلومات الرئيسية المتعلقة بالمدرسة، كما يتاح عن طريقها  فتح باب التسجيل للطلاب بالمدرسة.
  3. المتابعة اليومية: وهي العمليات اليومية التي تتم في المدرسة لكل طالب ولكل حلقة. حيث تتم إضافة أداء الطلاب بشكل يومي من قبل مسؤولي المدرسة.

1.1 تفاصيل الفصل الدراسي

بعد تسجيل دخولك لأول مرة لنظام سجلي سوف يظهر لك نموذج الفصل الدراسي. وذلك لعدة أسباب:

1/يتم قبول و تسجيل الطالب لفصل دراسي.
2/خطة الطالب تحسب بناء على المقدار اليومي لمستواه وجدول الفصل الدراسي
نموذج الفصل الدراسي يحتوي على التفاصيل التالية:

  • الاسم: وهو يمثل اسم الفصل الدراسي وسوف يكون ظاهرًا في أعلى الصفحة
  • تاريخ البداية: وهو يمثل تاريخ بداية الفصل الدراسي بالميلادي
  • تاريخ النهاية: وهو يمثل آخر يوم دراسي للفصل الدراسي بالميلادي
  • أيام العمل: وهو يمثل الأيام الدراسية الإلزامية هم بالضغط على الأيام الدراسية لتحديدها
  • بعد إدخال جميع البيانات في نموذج الفصل الدراسي قم بالضغط على حفظ

1.2 تهيئة الإعدادات

تُفتح للمستخدم الأساسي (المسؤول الإداري) الصلاحيات الكاملة، وبإمكانه فتح صلاحيات محددة لكل مستخدم(صلاحيات خاصة بالمشرفين / المعلمين / أولياء الأمور / الطلاب)

وذلك عن طريق التالي:

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعداد
  • من القائمة الفرعية اختر إدارة الصلاحيات
  • اختر من القوائم المهنة التي ترغب في إضافة صلاحيات لها

مثال هنا: اخترنا مهنة المعلم ، ونقوم بالتأشير على الخصائص التي نرغب إتاحتها للمعلم

1.3 تفاصيل المستويات.

المستوى هو تصنيف لتحديد خطة الطالب، كما ذكرنا سابقاً خطة الطالب تحسب بناء على المقدار اليومي للطالب وجدول الفصل الدراسي

مثال:

لنفترض أن هناك مستوى لحلقاتكم ومسماه اتقان والمقدار اليومي لهذا المستوى كالتالي:

مقدار الحفظ: 5 أسطر

مقدار المراجعة: 10 أسطر

مقدار أيام التثبيت: 3 أيام

ولنفترض أننا في ثالث يوم دراسي، عندها سيقوم النظام بحساب المقدار المفترض للطالب إنجازه حتى هذا اليوم هو: مقدار الحفظ اليومي 5 أسطر مضروب في عدد الأيام الدراسية حتى هذا اليوم والتي هي 3  أيام ليكون المجموع 15 سطرًا.

مقدار المراجعة اليومي 10 أسطر مضروب في عدد الأيام الدراسية حتى يومنا هذا والتي هي 3 أيام ليكون المجموع 30 سطرًا .

يجب تحديد المستويات في نظام سجلي قبل البدء بقبول الطلاب ولتحديد المستويات يمكنك ذلك عن طريق:

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  • من القائمة الفرعية اختر المستويات
  • قم بالضغط على زر (+)

سوف يظهر لك نموذج تعريف مستوى جديد والذي يحتوي على:

  • المستوى: وهو يمثل اسم المستوى
  • مقدار الحفظ: وهو يمثل مقدار الحفظ اليومي بالأسطر
  • مقدار المراجعة: وهو يمثل مقدار المراجعة اليومي بالأسطر
  • بعد إدخال جميع البيانات في نموذج الفصل الدراسي قم بالضغط على حفظ

1.4 تفعيل الهيكل الإداري

لكي يتم تقسم المهام بالمدرسة بالشكل المطلوب لا بد من تعريف الأشخاص الفاعلين بالمدرسة على الهيكل الإداري في سجلي. بعده سيتمكن العامل بالمدرسة من أداء عمله بشكل موجة بالمهام المسندة له.

سجلي بحالته الإفتراضية يعرف الهيكل الإداري بالترتيب التالي:

  • مدير: لديه الصلاحيات الأكبر للتحكم بالمدرسة
  • طالب: صلاحياته مخصصة بأداءه اليومي.
  • معلم: صلاحياته مخصصة بالحلقات التي يشرف عليها
  • مشرف: صلاحياته مخصصة بالمعلمين و الحلقات و الطلاب
  • أولياء الأمور: صلاحياته مخصصة بأداءه ابنه اليومي
  • زائر: صلاحياته محدودة بتصفح معلومات المدرسة أو التسجيل بها كطالب.

ملاحظة:يمكن توسيع الهيكل الإداري أو إسناد مسميات وصلاحيات مختلفة في سجلي وذلك عبر التواصل مع الدعم الفني على (هذا الرابط)

1.4.1 إدارة المشرفين

من خلال هذه الخاصية ستتمكن من إضافة المشرفين وتحديد الحلقات التي يقومون بالإشراف عليها:

  • من خلال القائمة الرئيسية: إدارة الحلقات
  • من خلال القائمة الفرعية: المشرفين
  • لإضافة مشرف جديد الضغط على زر (+)

يجب كتابة البيانات التالية:

  • الاسم: اسم المشرف.
  • المهنة: المسمى الوظيفي له في المدرسة.
  • الجوال: الرقم الخاص به ويبدأ بـ مفتاح البلد 966.
  • الحساب البنكي: الخاص بالمشرف.
  • الحلقة: يتم هنا اختيار أسماء الحلقات التي يُشرف عليها.
  • اسم المستخدم: يتم هنا تحديد اسم المستخدم الخاص به والذي يستخدمه للدخول لصفحته في النظام.
  • رمز المرور: يتم هنا كتابة رمز المرور والذي يستخدمه للدخول لصفحته في النظام .

1.4.2 إدارة المعلمين

من خلال هذه الخاصية ستتمكن من إضافة المعلمين وتحديد أسماء الحلقات التي يُدرسها:

من خلال القائمة الرئيسية: إدارة الحلقات.

من خلال القائمة الفرعية: المشرفين.

لإضافة معلم جديد الضغط على زر (+).

يجب كتابة البيانات التالية:

  • الاسم: اسم المعلم.
  • المهنة: المسمى الوظيفي له في المدرسة أو المرحلة التي يقوم بتعليمها.
  • الجوال: الرقم الخاص به ويبدأ بـ مفتاح البلد 966.
  • الحساب البنكي: الخاص بالمعلم.
  • الحلقة: يتم هنا اختيار أسماء الحلقات التي يُدرسها.
  • اسم المستخدم: يتم هنا تحديد اسم المستخدم الخاص به والذي يستخدمه للدخول لصفحته في النظام.
  • رمز المرور: يتم هنا كتابة رمز المرور والذي يستخدمه للدخول لصفحته في النظام.

1.6 إضافة مسجد

نظام سجلي يناسب احتياجات المجمعات التعليمية وجمعيات تحفيظ القرآن أو حلقات التحفيظ المستقلة، ولذلك يُمكنك من

إضافة مسجد أو عدة مساجد في النظام أو إضافة حلقات التحفيظ لكل مسجد على حدة.

لإضافة مسجد في نظام سجلي:

  • من القائمة الرئيسية إدارة الحلقات.
  • من القائمة الفرعية اختر قائمة الحلقات.
  • قم بالضغط على زر (+).

سيظهر لك نموذج تعريف حلقة أو مسجد حدد النوع مسجد ليصبح النموذج يحتوى على:

  • الاسم: وهو يمثل اسم المسجد.
  • المشرفين: يمكنك تحديد المشرفين التابعين للمسجد لتمكينهم من الاطلاع على جميع الحلقات التابعة له.
  • المعلمين: يمكنك تحديد المعلمين الذين يمكنهم الاطلاع وتعليم جميع الحلقات التابعة للمسجد.

إضافة حلقة

يجب إضافة المسجد قبل إضافة الحلقات. لإضافة حلقة لمسجد :

  • من القائمة الرئيسية إدارة الحلقات.
  • من القائمة الفرعية اختر قائمة الحلقات.
  • قم بالضغط على زر (+).

سيظهر لك نموذج تعريف حلقة أو مسجد حدد النوع حلقة ليصبح النموذج يحتوي على:

  • مسجد: من هنا تحدد المسجد الذي تتبع له الحلقة.
  • الاسم: وهو يمثل اسم الحلقة.
  • المشرفين: يمكنك تحديد المشرفين التابعين للحلقة لتمكينهم من الاطلاع على طلاب الحلقة.
  • المعلمين: يمكنك تحديد المعلمين الذين يمكنهم الاطلاع على هذه الحلقة وتعليم طلابها.

2. إعداد أولي

1.2.1.2 تفاصيل الفصل الدراسي

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعدادات
  • من القائمة الفرعية اختر إدارة الفصول الدراسية
  • اضغط على زر الإضافة (+)
  • قم بكتابة أسم الفصل الدراسي. مثال: برنامج الأشبال الصباحي لصيف 1440 هـ
  • قم بتحديد تواريخ بداية و نهاية الفصل الدراسي
  • قم باختيار الأيام الدراسية
  • اضغط على حفظ

بإمكانك تحديد الفصل الجديد ليكون افتراضيًا في بقية النماذج بالضغط على تعيين كفصل دراسي حالي

1.2.2 الحلقات

1.2.2.1 تعريف مجموعة حلقات المسجد

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  • من القائمة الفرعية اختر قائمة الحلقات
  • اضغط على زر الإضافة (+)
  • اختر مسجد لتعريف مجموعة حلقات
  • اكتب الاسم
  • اختر المشرفين أو المعلمين
  • حفظ

1.2.2.2 الحلقة

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  • من القائمة الفرعية اختر قائمة الحلقات
  • اضغط على زر الإضافة (+)
  • اختر حلقة
  • اختر المسجد الذي تندرج تحته الحلقة
  • اكتب الاسم
  • اختر المشرفين أو المعلمين
  • حفظ

1.3 خصائص المدرسة

لكي يكون تسجيل الطلاب ميسرا يمكن للمدرسة إعلان الرابط الخاص بها في بداية هذه المرحلة ليمكن الطلاب أو أولياء أمورهم من التسجيل دون الحاجة للتواصل مع مسؤولي المدرسة.

1.3.1 توزيع الطلاب على الحلقات

يتم بالتالي

1.3.1.1 تسجيل الطلاب

  • قم بالدخول على رابط المدرسة كزائر
  • من القائمة الرئيسية اختر الاشتراك بالحلقات
  • قم بإدخال بيانات الطالب الاسم، رقم الجوال، الحلقة المراد الانتساب لها و غيرها
  • اختر الموافقة على الشروط
  • اضغط على اشتراك

1.3.1.2 توزيع الطلاب

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية اختر قائمة المتقدمين
  • أختر تحرير لتغيير بيانات الطالب المتقدم
  • أختر عرض لمشاهدة تفاصيل المتقدم
  • أختر قبول أو رفض للطالب حسب الحالة
  • في حال الرفض حدد السبب لتصل رسالة لولي الأمر بذلك
  • في حال القبول قم بتعبئة بقية بيانات الطالب كاختيار الحلقة، رقم الهوية، رمز المستخدم وكلمة المرور
  • حفظ


1.3.2 ملف المدرسة وشروط القبول والتسجيل

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعدادات.
  • من القائمة الفرعية إعدادات ملف الحلقات
  • اكتب اسم الحلقات، التصريح و روابط الشبكات الاجتماعية
  • حفظ

1.3.3 شعار المدرسة

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعدادات.
  • من القائمة الفرعية اختر تغيير شعار الحلقات
  • قم برفع ملف صورة كشعار للحلقات
  • يجب أن يكون مقاس الشعار 120*120 بيكسل
  • اضغط حفظ

1.3.4 ربط حساب الرسائل القصيرة

قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعدادات
  • من القائمة الفرعية إعدادات الرسائل النصية
  • اكتب اسم المرسل، نماذج الرسائل، التوقيت، نوع التنبيه
  • اختر مقدم الخدمة و رمز الدخول
  • حفظ

لتفعيل الخدمة يجب أن تكون مشتركًا مسبقًا في أحد خدمات الرسائل النصية التي يدعمها نظام سجلي:

بعد اشتراكك بأحد باقات الرسائل التي يدعمها نظام سجلي، اتبع الخطوات التالية:

  • من القائمة الرئيسية: إدارة الإعدادات
  • من القائمة الفرعية: إعدادات الرسائل النصية.
  • في خانة اسم المستخدم، أدخل رقم الجوال المسجل في موقع الرسائل.
  • في خانة رمز المرور: أدخل الرقم السري المسجل في موقع الرسائل.
  • حفظ

1.3.5 ضبط التقييم الذاتي

1.3.5.1 تقييم عام وهو لكل مستوى

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الإعدادات
  • من القائمة الفرعية اختر اعدادات التقييم التلقائي للتسميع
  • اضغط على تفعيل إذا لم يكن التقييم التلقائي مفعلا
  • أختر تحرير لأي من مستويات التقييم الافتراضية
  • حدد عدد الأخطاء لكل مستوى تقييم أو غير مسمى المستوى

1.3.5.2 تخصيص

وهو مثل العام ولكن لبعض المستويات دون غيرها   شاهد خطة الفصل الدراسي تحديد المستويات

1.3.5.3 يدوي

يقوم به المعلم وقت المتابعة شاهد المتابعة اليومية

1.3.6 البرنامج التحفيزي

1.3.7.1 تصنيف النقاط

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  •  من القائمة الرئيسية اختر إدارة النقاط
  •  من القائمة الفرعية اختر تصنيف النقاط
  •  إضغط على زر الإضافة (+)
  •  أكتب عنوان للنقطة و تفاصيل لها
  •  حفظ

1.3.6.2 تصنيف النقاط

إضافة القيم للنقاط يتم أثناء المتابعة اليومية للطلاب يقوم المعلم بإضافة القيم العددية للنقاط لكل طالب أثناء المتابعة اليومية. المزيد من التفاصيل بالمتابعة اليومية أدناه.

1.4 المتابعة اليومية

هذه المرحلة تعنى بالعمل اليومي للمدرسة لتسجيل ومتابعة أداء الطلاب. يظهر دور المعلم والمشرف بهذه المرحلة بشكل أوضح.

1.4.1 تحديث سجل الطالب

سجل الطلاب هو أحد الأدوات الرئيسية في سجلي والتي تدور حول أداء الطالب.وله الأوضاع التالية:

الوضع التلقائي:

  • حفظ و واجب
  • مفاتيح البرنامج التحفيزي غير فعالة

الوضع المخصص

  • أي من أو كل (حفظ، مراجعة، تثبيت و واجب)
  • مفاتيح البرنامج التحفيزي فعالة

يتاح للمعلم الأدوات التالية لوصف أداء الطالب

  • أداء يومي
  • التقييم اليدوي
  • تقييم آلي
  • تحضير الطالب
  • متابعة أداء الطالب
  • لتحديث سجل الطالب

قم بتسجيل الدخول كمعلم للنظام

  • من القائمة الرئيسية اختر سجل الطالب
  • أختر الطالب
  • قم بالتقييم أو حدد حضور الطالب
  • حفظ

1.4.2 ملخص طلابي

  • قم بتسجيل الدخول كمعلم للنظام
  • من القائمة الرئيسية ملخص طلابي
  • استعرض الطلاب وأدائهم حسب الألوان
  • بالضغط على أي من الأزرار التالية (حاضر، غائب و متأخر) يتم تسجيل حضور الطلاب

1.4.3 الحد الأدنى والأعلى من تقييم الحضور

لتحديد الحد الأدنى لنسبة الحضور لاعتبار الطالب منتظم في حضوره.ولتحديد الحد الأدنى لنسبة الإنجاز في التسميع:

  • سجل الدخول كمدير للنظام
  • من القائمة الرئيسية : إدارة الإعدادات
  • من القائمة الفرعية: إعدادات ملف الحلقات
  • اكتب الحد الأدنى كـ رقم
  • حفظ

1.4.4 التحضير للمعلمين والمشرفين

1.4.4.1 التحضير للمعلمين

قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام أو مشرف

  •  من القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  •  من القائمة الفرعية اختر تسجيل حضور المعلمين
  •  بالضغط على أي من الأزرار التالية (حاضر، غائب و متأخر) يتم تسجيل حضور المعلمين

1.4.4.2 التحضير للمعلمين

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  •  من القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  •  من القائمة الفرعية اختر تسجيل حضور المشرفين
  •  بالضغط على أي من الأزرار التالية (حاضر، غائب و متأخر) يتم تسجيل حضور المشرفين

1.4.5.التقارير الإدارية

1.4.5.1.ملخص اليوم

  • قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام
  •  من القائمة الرئيسية اختر ملخص اليوم
  •  حدد اليوم المراد استعراض نتائجة ثم اضغط على عرض
  •  لعرض التقارير قم بالإختيار من التبويبات التالية
  •  الحضور
  •  الغياب
  • الاستئذان
  • التأخر
  • غير المسجل
  • لم يسمع
  • الرسائل الغير مرسلة
  • الطلاب المسجلين خلال 24 ساعة

1.4.5.2 التقرير الشامل للطلاب

يمكنك استعراض تقرير شامل عن الطلاب في الحلقات، وتحديد الفترة الزمنية أو حلقة معينة.ويمكنك تحديد تقارير معينة أو شاملة مثل ( الحضور ، الاستئذان ، متوسط النقاط ، نسبة الإنجاز في الحفظ … الخ )

ولمعرفة التقرير:

– سجل الدخول كـمدير للنظام.-

من القائمة الرئيسية: إدارة الطلاب.-

من القائمة الفرعية: التقرير الشامل  –

حدد معايير البحث من القائمة ثم اضغط عرض في أسفل القائمة-

خصص نتائج البحث بالفلتر الموجود في الأعلى-

لطباعة أو لتصدير الملف على أكسل اضغط على الأزرار العلوية بنفس الأسماء-

للبحث النصي اكتب النص بالصندوق أعلى الجدول أو لكل خلية على حده

– لاستخدام خاصية نقل طالب أو مجموعة من الطلاب لحلقة مختلفة أو مستوى مختلف: حدد الطلاب ثم اضغط على أيقونة نقل الطلاب.

– لطلب طباعة البطاقة التعريفية لأحد الطلاب، قم بتحديد الطالب ثم اضغط على أيقونة طباعة البطاقة التعريفية

1.4.5.3 التقرير الشامل للمعلمين

قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام أو مشرف

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  • من القائمة الفرعية اختر التقرير الشامل للمعلمين
  • حدد معايير البحث من القائمة ثم اضغط عرض في أسفل القائمة

1.4.4.4 التقرير الشامل للمشرفين

قم بتسجيل الدخول كمدير للنظام أو مشرف

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة الحلقات
  • من القائمة الفرعية اختر التقرير الشامل للمشرفين
  • حدد معايير البحث من القائمة ثم اضغط عرض في أسفل القائمة

1.4.5.5 أعلى الطلاب نقاطًا

  • من القائمة الرئيسية اختر إدارة النقاط
  • من القائمة الفرعية اختر أعلى الطلاب نقاطا
  • حدد معايير البحث من القائمة ثم اضغط عرض في أسفل القائمة